社内外のスタッフで1つのプロジェクトを進めるとき、みなさんはどのような方法で進捗を共有していますか？ 恐らく、定期的なミーティングやメールでのレポート共有で対応しているケースがほとんどだと思います。しかし、それだけでは十分とは言えないこともあり不満を抱く人もいるでしょう。例えば、

週1回の定例会議をしているが、わざわざ集まるのは大変だし、会議室の手配も面倒臭い 電話やメールで進捗報告してもらっているけれど、あまり細かく聞けないので抜け漏れが起きる

などなど、社外スタッフも含めて進捗を共有するのは意外と難しいものです。

この記事では、そんな悩みを解決する最新のオンライン会議サービス「 Whereby (ウェアバイ)」をご紹介します。

様々なオンライン会議サービスがある中で Whereby が優れているのは、アカウント登録せず会議に参加できること。アカウント登録が必要なのは会議の主催者のみ。参加者は設定不要で、ソフトのインストールなしでパソコンから参加できます。 (※タブレットやスマートフォンでは専用アプリのインストールが必要)

Whereby を利用する際は、予め会議の主催者が公式サイトでアカウント登録を済ませ、会議室を作成すると専用URLが発行されます。あとは参加者が専用URLにアクセスするだけ。これでWeb会議が始まります。

この専用URLは一回きりのものではなく継続して使えるので、手間がかかるのは初回だけ。2回目以降の会議でもそのURLにアクセスすれば、同じようにオンライン会議をスタートできるので、アナログなミーティングのようにわざわざ会議室を抑える苦労はありません。

Whereby は操作方法も至ってシンプル。Web知識やパソコン操作に慣れていない人でも、気軽に利用できるweb会議サービスです。従来の対面ミーティングだと、参加予定者のスケジュールを調整してするだけでも一苦労ですが、Whereby なら移動時間の負担がないので多忙なメンバーの予定も合わせやすいでしょう。

また、画面越しにメンバーの表情を見ながらビデオ通話ができるので、電話やメール、チャットだけでは不十分だった、細かい状況確認も可能になります。

プロジェクトを円滑に進めるために大切なのは、必要なとき、すぐにコミュニケーションを取れる環境です。ズレが生じても擦り合わせないまま業務を進めてしまうと、後々、軌道修正するのは面倒以外の何物でもありません。それまでの業務が無駄になり、余計な仕事が増える……言うまでもなく、最悪です。

Whereby には、この懸念をカバーできる機能が揃っています。Web会議で、コミュニケーションが不足しないよう、チャット機能が付いており、話の流れを止めずに補足説明や質問を残すことができます。さらに、プロジェクトのスケジュール表や作業リスト、参考資料などを画面共有しながらの打ち合わせが可能なため、対面ミーティングと同様の情報共有をオンラインで実現できるのです。

Whereby を導入すれば対面ミーティングが完全に不要になるということではありません。これまで通りメールでやり取りする機会もあるでしょう。しかし、従来は直接会わなければ伝えられなかった発言のニュアンスや、細かい質疑応答をオンラインで行えるのはWeb会議サービスならではのメリットです。

オンラインと対面ミーティングをバランスよく用いることで、移動による電車賃や時間のコストカットを実現しながら、効率良く情報共有ができるようになります。 例えば、定例会議で決めた内容に、後から一部の変更が生じた際には、すぐにWhereby で変更内容を伝え、対応方法を議論できます。メンバー全員で相談して決めたい場合、Whereby が有用なツールとなるでしょう。

Whereby を無料版で利用する場合は、参加人数は4人に制限されているので、少人数のチームミーティングに適しています。（※それ以上は有料版になります）

Whereby を活用し、各メンバーの状況をコンスタントに共有していれば、大きなトラブルやミスの防止にも繋がります。プロジェクトの進捗管理やメンバー間の情報交換に有用なツールの一つとして、Whereby の利用を検討してみてはいかがでしょうか。

※ご利用している PC に Webカメラが搭載されていない場合、Amazon や 楽天 からお探しください。