「タスク管理ツール」の利用メリットとは
タスク管理ツールを利用するメリットは、個人レベルでのタスクの漏れを防げるだけでなく、関連するメンバー間でタスクを共有、進捗を可視化できることです。誰が、いつまでに、どのタスクを抱えているか。タスク管理ツールを見れば、いちいち尋ねなくても一目で状況が把握できるのが、何よりも重要なポイントです。
※この記事内のキャプチャーは、Asana を使用しています。
また「タスク」をどこまで細分化するかも、人によって、状況によって違ってきます。例えば「『タスク管理ツールとは』記事の制作ディレクション」というタスクがあった場合、記事を完成させることが最終ゴールです。これをタスクとする場合もあれば、そこに至るまでの複数のプロセスもまたタスクです。
これは、あらゆる業種や職種に共通するタスク管理の難しさです。でしょう。そんな時、タスク管理ツールを利用することで、一つのタスクに紐づくより細かいタスクも可視化され、進行状況が把握できることは、利用する大きなメリットになるでしょう。
「タスク管理ツール」はコミュニケーションのツールとしても有効
個人レベルのタスク管理の手法として、タスク管理ツールを利用することは一つの選択肢でしかありません。人によっては手書きでなければ嫌だという人もいるでしょう。しかし、複数人で仕事をする上では、タスク管理ツールの利用は非常に有用です。
全てのタスクには期限があります。時には遅れることもあるかもしれませんし、やり方がわからないこともあるでしょう。そんな時、タスク管理ツールを導入していなければ、口頭やメール、チャットなどのコミュニケーションツールを使って逐一確認する必要があります。確認して関係者に伝達するという手間が必要なので、伝え忘れ、情報の不備といったリスクがつきまといます。
タスク管理ツールを使えば、その心配は限りなく減らすことができます。情報を集約できるので、タスクに紐づいた履歴から経緯を振り返ることができ、責任の所在も明確になります。不明点がある場合は、そのタスク内でコミュニケーションが完結できます。タスク管理ツールが、タスクの完了までのプロセスをスムーズに運ぶ補助をしてくれるのです。
タスク管理ツールの利用手順
基本的な使い方はどのタスクツールも共通しています。イメージがしやすいように実際のタスク管理ツールのキャプチャーものせておきます。
STEP1: タスクの登録
まずはタスクの登録です。タスクの内容、担当者、期限を登録します。場合によっては、そのタスクに紐づくタスクを登録することもできます。
STEP2: 進捗の共有
各タスク内で、掲示板のような形でコミュニケーションがとれるようになっています。個人で利用している場合にはメモとして、複数人で共有している場合には進捗の確認や問い合わせといった用途で利用できます。
STEP3: タスクの完了
完了したタスクは、一目で分かるように表示されます。
タスク管理ツールは運用が肝心！
タスク管理ツールは登録して終わりではなく、肝心なのはその後の運用です。機能が増え、使い勝手が良くなって利用のハードルが低くなった分、ルールが形骸化して運用が継続しない場合は往々にしてあります。肝心なのは、どのようなルールであれば定着するかを、利用しながら試行錯誤することです。共通してうまくいくルールは存在しないので、さらに良い方法はないか考えながら使ってみてください。
まとめ
タスク管理はあくまで業務を効率的に進めるためのツールです。タスク管理ツールに登録することに時間を使い、非効率な業務の進め方をするのは本末転倒です。選ぶ時には、備わっている「機能」だけでなく、使いやすさを検証してから決める方が良いでしょう。
今は、機能制限はあるものの、無料で利用できるツールも多く登場しています。自分に、自社に合ったツールをぜひ、見つけてください。うまくフィットさせることができれば、業務の進行が劇的に改善するきっかけになるかもしれません。
