皆さん、名刺をどのように管理していますか？ 名刺交換してそのまま入れっぱなしにしている人、ファイルに綺麗に分けて管理している人など、やり方は様々でしょう。管理の仕方は自分次第ですが、整理できていないと困ることがあるのは事実です。
例えば、出先で急に名刺を確認したい場合や、久しぶりに連絡を取りたい相手の名刺を探すのに時間がかかったり、最悪の場合は紛失していたり……
今回は、無料版ながらも、大量に保管、検索が可能、さらに営業に役立つ機能を備えたサービスをご紹介します。まだ現物のまま名刺を保管しているあなたに、参考になれば幸いです。
管理をデジタル化するメリット
名刺交換したあの人……うろ覚えの記憶を辿りに名刺を探そうとしたけど保管場所を忘れた、という経験をしたことはありませんか。そんな時、データ化された名刺一覧からサクッと検索できたら助かりますよね。
名刺管理サービスは、スマホのカメラやスキャナで名刺を読み取って、データ化した名刺を管理するサービスの総称です。紙に書かれた文字をデジタルカメラなどで読み取るOCR技術を使っています。
名刺管理サービスのメリットは、まず収納性。人に会う機会の多いビジネスマンは保有する名刺の量も瞬く間に増えていきます。輪ゴムで括るわけにもいかないし、１枚ずつファイリングするのも面倒ですが、名刺管理サービスがこれを解消してくれます。電子データとして保存するので、収納に場所を取ることはありません。
次に、欲しいデータを必要な時に取り出せること。名刺の情報を忘れてしまっても、スマホなどから確認できるのはオンラインサービスならではのメリットでしょう。
現在展開されている個人向けの名刺管理サービスには、無料で利用できて機能面に優れたものがあります。なかでも注目の、「Eight (エイト)」、「Wantedly People (ウォンテドリー ピープル)」、「myBridge (マイブリッジ)」について紹介しましょう。
Eight 、Wantedly People、myBridgeに共通する機能
名刺管理サービスには様々な種類がありますが、この3つに共通するのは、名刺を撮影しデータで保管する機能。そして、スマホやiPad、パソコンから名刺情報を検索できる機能。3サービスともに名刺情報に追加でメモを書くことも可能なので、話した内容や、気になったことを書き留めておくと良いでしょう。
また、名刺の電話番号をスマホと連携できるので、電話帳にわざわざ登録しなくても、着信時に相手の名前が表示されます。
この機能が使える！
まず、３つの名刺登録サービスともにデータ化の枚数上限はなく、データ保管量は端末の容量の空き具合に準じます。１度に登録可能な枚数はWantedly Peopleは10枚まで。myBridgeの登録は１度に1枚ずつ。Eightは最大4枚までとなっています。
名寄せ機能で重複チェック！
名刺管理サービスはそれぞれ機能に特性がありますが、ビジネスマンにとって有り難いのが「名寄せ機能」です。これは、すでに登録してある人物の新しい名刺が登録されたとき、過去の名刺情報が自動で更新される機能で、昇進や異動によるデータのアップデートに役立ちます。
Eightは、自分自身の登録情報を更新すると、名刺を交換した人たちへ新しい名刺情報が共有されます。過去に名刺を交換した人の役職や部門が変わった際に、自動で通知されます。 (Eightユーザー同士に限る機能です)
Wantedly Peopleでは、1人が複数枚の名刺情報をプロフィール上に登録することが可能です。
名寄せ機能もサービスによって違ってくるので、選ぶ際の材料にすると良いでしょう。
エクスポートで他ソフトと連携できる！
データ化された名刺情報をエクスポート (取り出し)して他のソフトで利用することもできます。例えば、年賀状作成ソフトにエクスポートしたデータを入れれば、送付先をいちいち入力せずに済みます。
※Eightの無料版機能には含まれないため、プレミアム会員への登録が必要
この機能はこの製品だけ！特化した機能は？
大量の名刺がある方はスキャン代行してくれるmyBridgeがおすすめ！
管理が楽になるとはいえ、大量の名刺を1枚ずつスキャンするなんて時間の無駄。膨大な量の名刺を抱えている場合は、スキャンの代行をしてくれる名刺管理サービスを選びましょう。
myBridgeは保有する現物の名刺を送付すると、無料でmyBridgeに登録してくれます。名刺は返送されるので、念のため保管しておきたい場合も安心です。
まるでSNS!? 投稿やチャットもできるEight
名刺管理サービスの機能は、ただ管理するだけに留まりません。Eightでは、ユーザー同士でスタンプを送ったり、気になるニュースなどを投稿して名刺を交換した人と共通の話題で繋がることができます。Eightは名刺情報が更新されると通知されるので、大切なお客様が昇進したときには、すぐにお祝いのメッセージが送れるなど、コミュニケーションのきっかけとしても有用です。特に営業職の人は重宝する機能でしょう。
他にも、コミュニケーションをサポートする機能で便利なのは、Wantedly Peopleで提供されている、名刺情報から挨拶文の定型文が作成される機能。名刺交換した後、すぐにお礼のメールを送りしたい時などに手間が省けます。
名刺管理サービスで名刺を楽に管理しよう
名刺管理サービスを使うと、名刺をファイリングする手間が省け、保管に場所も取りません。検索がいつでもどこでも手軽にできるようになるでしょう。
各プロダクトは機能が異なるので、自分に何が必要か、どういった管理をしたいかなど、自身のニーズに合わせてサービスを選びましょう。名刺管理サービスの導入で、少しでも時間に余裕ができることを願います。
