Zoom は、最大1,000名まで参加可能なWeb会議を開催できるサービスです。この大人数で利用できるという点が、Whereby (ウェアバイ) などの他のWeb会議サービスと異なる大きな特徴です。しかし、同時接続の人数以外にも、特徴的な機能を備えています。プランによって制限されている機能もありますが、送信先を絞った「チャット機能」「会議の録画機能」「バーチャル挙手機能」などがあります。

Zoom の利用には会議の主催者だけではなく、参加者もデバイス (PC / スマートフォン / タブレット) にアプリケーションをインストールする必要があります。利用の際には、事前に参加者にアナウンスしてください。インストールは一回限りです。

また無料プランでは会議の参加者は100人まで、3人以上が参加する会議の場合1回の時間が40分までの制限があります。101名以上が参加する場合や、時間制限なく利用したいという場合には、有料プランの利用をご検討ください。

なお、Zoom の会議室に入室してからの操作方法は、こちらの記事で紹介しています。

※ご利用している PC に Webカメラが搭載されていない場合、Amazon や 楽天 からお探しください。

Zoomの公式サイト からアカウント作成を行います。①②③どこから登録しても構いません。Google アカウント、もしくは Facebook アカウントでもアカウント作成可能です。その場合は、②③を選んでください。メールアドレスで登録する場合は、①にメールアドレスを入力してオレンジのボタンをクリックしてください。この記事では、①にメールアドレスを入力する手順でご案内します。

登録するメールアドレスの確認をします。①に表示されているメールアドレスに、間違いがないかを確認してください。間違いなければ、②の「確認」をクリックしてください。

「確認」をクリックして、この画面に切り替わればZoom から届いているメールを確認しましょう。

メールボックスを開くと「Zoomアカウントをアクティベートしてください」という件名でメールが届いています。①②どちらでも構いませんので、クリックしてメールアドレスの認証を完了させてください。

Zoom から届いたメールアドレスにクリックすると、再び Zoom の Webサイトに戻ってきます。最初のページでは、Zoom にログインするための「氏名」「パスワード」を入力してください。入力が完了したら、オレンジ色の「続ける」ボタンをクリックしてください。

次に利用が想定される人のメールアドレスを入力して、Zoom に招待します。Zoom の利用にはデバイスに関わらずアプリケーションのインストールが必要です。そのため利用する相手が決まっている場合、事前にインストールしてもらっておいたほうが、会議の際にスムーズに開始できます。右下の「手順をスキップする」で飛ばしても問題ありません。

テストミーティング開始の画面が開きます。このタイミングで、アプリケーションをインストールしておくほうが、後々便利です。真ん中に表示されているURLか、オレンジ色のボタンをクリックしてください。画面が切り替わります。

ミーティングの開始画面に遷移しますが、この段階ではアプリケーションをインストールできていないため、何も起こりません。ポップアップが表示される場合もあります。「Zoomをダウンロードして実行」という文字がクリックできるようになっています。クリックすると、Zoom がダウンロードされます。

ダウンロードしたファイルを展開すると、このようなポップアップが表示され、インストールの手順が表示されます。表示内容にそって、インストール作業を進めてください。

Zoom のインストールが完了すると、赤枠で囲ったポップアップが立ち上がります。「ミーティングに参加」をクリックして、会議を始めてみましょう。

Zoom の Web会議室に入室するにあたり、①に会議室名、②に表示名を入力してください。右下の参加を押すと、会議室が立ち上がります。

Zoom の Web会議室が立ち上がった状態です。外の赤枠が、Zoom の Web会議の領域です。①のURLを参加者に共有してください。参加者がアクセスすると、会議に入室できます。

ここまで進められれば、後は実際の会議で利用していきましょう。

Zoom でWeb会議を行う際、3つのメニューがあります。
①主催者として、即座に新規ミーティングを開催する
②参加者として、他の人が開いたミーティングに参加する
③主催者として、未来の日時でミーティングを設定する

①をクリックすると、以下キャプチャーのWeb会議の画面が立ち上がります。まず、自身のミーティングへの参加方法を選択します。選択肢は2つあります。①の電話。②のオンライン経由です。インターネットの通信速度が遅く、会議の音がしっかりと聞こえないなどのシーン以外では、②のインターネット回線経由での参加が一般的かと思われます。

Web会議の参加方法が決まったら、次に参加者を招待します。画面下①「招待」ボタンをクリックすると、青枠で囲われた②の画面が表示されます。既に連絡先に登録がある場合、③のように表示されます。招待する人を選択すると、右下の「招待」ボタンをクリックできるようになります。その他には、④をクリックすると、このWeb会議に参加できるURLがコピーされます。⑤をクリックすると、ミーティングURL、ID、会議の電話番号など、会議の参加に必要な情報一式がコピーできます。⑥は入室時に必要なパスワードです。

また上部の①「メール」を選択すると、参加者にメールで招待を送ることも可能です。「デフォルトメール」「Gmail」「Yahoo メール」が選択できるようになっています。各アイコンをクリックすると、それぞれのメーラーが立ち上がるようになっています。

立ち上がったメールに記載されている内容です。宛先のメールアドレスを入力して、招待相手に会議の情報を共有しましょう。

Zoom メニューから「参加」をクリックすると、参加する会議情報の入力画面が立ち上がります。主催者から共有された「会議ID」もしくは「会議室名」と、入室した会議室内で表示する名前を入力してください。入力が完了すると、右下の「参加」ボタンをクリックできるようになります。

「会議ID」もしくは「会議室名」の入力内容に誤りがないと、パスワードの入力画面が表示されるので、入力して参加ボタンをクリックしてください。

入室前の最後の確認画面です。①でカメラの表示ON/OFFを選択して入室してください。②のチェックを外すと、次回以降参加する際に、確認画面の表示なく、カメラがONの状態で、会議が始まります。

Zoom メニューから「スケジュール」をクリックすると、開催予定の会議の情報を入力する画面が立ち上がります。

①会議名
内容がわかるものが良いでしょう。
②開催日時
会議を開催する日時を入力します。カレンダーにも反映されますので、開始時間の設定に注意してください。
③ミーティングID
発行するミーティングIDが、Zoom側で発行されるランダムなIDか、アカウントに紐づく固有のIDかを選択します。定期的に行われる会議であれば、個人ミーティングIDでも良いでしょう。不定期な会議の場合は、自動生成されるランダムのIDを選択することをおすすめします。
④パスワード
会議参加者が、入室時にパスワードの有無を設定できます。
⑤ビデオ
会議参加者が、参加時にビデオのON/OFFを設定できます。
⑥オーディオ 会議の参加方法を選択します。何か特別な理由がない限りは、電話とコンピュータ、どちらも選べるようにしておくのが良いでしょう。
⑦カレンダー
ここで設定したカレンダーに、ミーティングの設定を反映させることができます。

設定ができたら、⑧をクリックして会議の予定を確定させましょう。

⑦で選択したカレンダーへの予定入力画面です。以下キャプチャーは、Googleカレンダーと連携した場合のイメージです。はじめて連携する場合には、まずはGoogleアカウントへのログインが必要です。ログインすると、自動的にカレンダーの詳細入力画面が立ち上がりますので、内容を確認して保存しましょう。

会議の準備ができると、TOPページに予定が表示されます。

Zoom は無料で使える枠も広く、高機能な Web会議サービスです。ただし高機能な分、シンプルな Whereby (ウェアバイ) と比較すると、開始までの手間が少し多いかもしれません。突発的でカジュアルな会議は Whereby、予め日時やアジェンダなどがしっかり決まっている会議は Zoom と、使い分けるのも良いかもしれません。頻度高くWeb会議を開催するのであれば、機能以上に使いやすさを重視する場合もあるでしょう。Web会議の目的、参加者数、必要機能などによって、うまくツールを使い分けてください。