オンラインストレージサービス、どのツールを選べばよい？
データの保存・編集・共有を効率化させるオンラインストレージ (クラウド型ストレージサービス)。各ツールで特徴的な機能があるため、目的やニーズによって最適なサービスを選ぶのが得策。この記事では各ツールの相違点を説明していきます。
オンラインストレージ導入で生まれるメリット
オンラインストレージとは、インターネット上でデータやファイルを保存・編集・共有できるサービスの総称です。
USBメモリなどのように紛失しない
オンラインストレージサービスが登場する以前は、USBメモリや外付けハードディスクなどの記憶装置にデータを保存していました。データが増えて容量が限界に達すれば、古いデータを消すか、新しいUSBメモリなどを買い足さなければいけませんでした。
お金がかかるだけでなく、万が一紛失した場合に外部に情報が漏れる恐れもあります。
オンラインストレージを利用すれば、USBメモリなど外付けの記憶装置は不要になり、紛失のリスクが減ります。データはオンライン上に保存されるので、パソコンやタブレット、スマートフォンの容量を圧迫することもありません。
どこからでもアクセス・編集・共有できる
外出先で「見積もりの金額をチェックしよう」と思ったとき、オンラインストレージにデータを保存していれば、手持ちのスマホからアクセスして確認ができます (ネット接続は必須)。電車で取引先に移動するスキマ時間でも、資料のチェックが可能になります。
データの共有、共同編集も簡単
オンラインストレージサービスでは、特定の相手に対してデータ共有や共同編集を行えるように設定ができます。そのため、データを誰かに共有したいとき、従来のようにメールに添付して送る必要はありません。
オンラインストレージに保存したデータやファイルには、
- 閲覧可能なユーザー
- 編集可能なユーザー
- 削除まで可能なユーザー
などのように、権限を細かく設定できます。もちろん、誰にも権限を付与しなければ自分だけが閲覧・編集できる状態です。プロジェクトメンバーや関係者のファイルを1つのオンラインストレージに保存し、あとはアクセス権や編集権限を設定すれば、必要なファイルのみを共有できるのです。
社外の取引先と共同プロジェクトを進める中でも、オンラインストレージに保存したファイルのURLを伝えるだけでデータを共有できます。
無料で利用できる
オンラインストレージサービスは利便性の高いサービスですが、無料で利用できるものが多く、管理や運用のコストもかかりません。
多くのオンラインストレージはクラウドサービスなので、システムのメンテナンスは全て運営会社が賄っています。もちろん、一度保存されたデータのバックアップも自動的に行われるので、作業中にパソコンが故障してしまっても、作業途中のデータはクラウド上に残ります。
なおかつ、最近のオンラインストレージは共同編集に役立つ機能や他のアプリとの連携機能も充実しているので、ビジネスシーンにおいて用途はますます広がっていくでしょう。
オンラインストレージ選びに欠かせないポイント
基本的にどのオンラインストレージでも、いつでもどこでもデータにアクセスして編集したり、他ユーザーと共有できる機能は備わっています。
その上で、自分に合ったサービスを選ぶために、以下の3つのポイントを比較しましょう。
- ストレージ容量
- 情報共有操作の簡単さ
- セキュリティ
最も重要なのは保存容量です。保存したいファイルによって容量の大きさが変わるので、導入前に、どういうデータやファイルを保存するかをざっくりでも想定しておきましょう。
その上で、情報共有が簡単に行えるか、セキュリティ対策は十分か、を確認することをおすすめします。
Web版ファイル転送サービスとの利用シーンの違い
オンラインストレージと比較されることが多いのが、Web版のファイル転送サービスです。
ギガファイル便、データ便、おくりん坊など、無料で利用できるファイル転送サービスは、会員登録なしで大容量データを送受信できるのが魅力です。例えば、画像が含まれたデータは容量が大きく、メールでは送りにくいし受け取る側もダウンロードに時間がかかったり、パソコンへの負担も懸念されますが、ファイル転送サービスを使えば簡単にやり取りできます。
ファイル転送サービスは、WebサイトにファイルをアップロードすることでダウンロードURLが発行され、そのURLを送ると、受け取った相手はクリックするだけでデータをダウンロードできるシンプルな仕組み。送信者は、ダウンロード期限や回数、パスワードなどを設定できます。
継続的にデータをやり取りする必要がなく、たまに大容量データを送る程度であれば、会員登録なしで利用できるファイル転送サービスが適しています。
しかし、プロジェクトメンバーや部署内で、何度もデータのやり取りが必要な場合には、リアルタイムでデータが共有されるオンラインストレージがおすすめです。利用には会員登録が前提ですが、ファイルごとに共有権限を設定できるなど、ビジネスユースに適しています。
大まかな目安ですが、5MB以上のファイル継続的にやり取りする場合は、オンラインストレージを導入するのが効率的でしょう。
代表的なツールのストレージ容量をチェック
では、数多くのオンラインストレージの中から、無料で利用できて、しかもストレージ容量が大きい4つのサービスについて、機能や特徴をチェックしていきます。
上記4つのオンラインストレージサービスが無料で提供しているデータ容量と1ファイル当たりのサイズ制限をまとめました。
Google Driveはストレージ容量15GBと最も大きく、かつ1ファイルのサイズ制限もありません。ただし、他のサービスにもストレージ容量を拡張できる有料プランが用意されています。他の機能も比較した上で、利用用途に最適なサービスを選びましょう。
ツール選びの重要点の一つ、セキュリティ対策
特にセキュリティ対策は、オンラインストレージの利用において欠かせないポイントです。社内や取引先のデータなど、機密情報を扱うビジネスマンにとっては疎かにできません。ここからは、アクセス制限や共有権限の設定、アカウントの認証、暗号化など、オンラインストレージを導入するにあたって検討すべきセキュリティ対策などがあります。今回はそのうち、アクセス制限に絞ってご紹介します。
Web版ファイル転送サービスで情報が漏れやすいのは、サービスを利用したユーザーがデータ保存先のURLを他者に送る時だと言われています。一方でオンラインストレージだと、データを共有したいメンバーが同じサービスにアカウント登録をしていれば、共有したいユーザーを選択するだけで情報を共有できます。共有先を個人単位で設定できるので、セキュリティ対策も万全です。
ただし、同じオンラインストレージサービスに登録していない相手とデータを共有する際は注意が必要です。受け取る側はアカウント登録なしでも、ファイルの共有URLにアクセスすることでデータを閲覧できますが、言い方を変えればこれは、共有URLさえ知ってしまえば、誰でもアクセスできてしまうリスクと隣り合わせだということです。
このように、利便性とセキュリティの両面を意識することは、オンラインストレージを導入する上で不可欠です。
さまざまな活用シーンで力を発揮するオンラインストレージ
パソコンやスマホ、そしてインターネット環境があれば、場所を問わず閲覧、共同作業、ファイルの送受信ができるオンラインストレージ。
データ管理業務の手間とコストを軽減するだけでなく、社内外のメンバーとの共同作業など、幅広いシーンに活用できるので、積極的に利用することをお勧めします！
