メールに添付したいデータが重すぎて送信できなくて困ったことありませんか？
こんな時に役立つのが、無料のファイルアップ (ファイルを別のウェブ上にアップロードし、アップしたURLを送る)サービス。
これを使うと、データを受け取る側も、容量の重いメールをうっかり開いてしまってダウンロードに時間がかかる、最悪はPCの動きが止まってしまうなんて事態も防げます。
大容量のデータを送りたいときは、
などのデータ送信サービスを活用することで解決できます。
どんなサービスが大容量データ送信に向いているか？
ビジネスの場では大容量データをメールで送信することはマナー違反と考えられています (5MBを超えないことが望ましい)。また、最近は画像データなどを多様したパワーポイントの資料を送受信するシーンも増えており、1つのファイルで10MBに達することも少なくありません。
上に挙げた、ギガファイル便、データ便が主流ですが、ここ数年は以下のようなクラウド型ストレージサービスの利用も増えています。
- BOX
- Google Drive
- Dropbox
これらのクラウド型ストレージでもファイルの送信や共有はできますが、利用するには会員登録が必要です。定期的に大容量データを扱う方は会員登録をすればOKですが、試しに1度だけ使ってみたいという場合は、会員登録がいらないサービスがおすすめです。
会員登録が不要のデータ送信サービス
会員登録がいらないデータ送信サービスは、送る側も受け取る側も登録不要。仕組みはとてもシンプルで、送る側がサイトにファイルをアップロードしてダウンロード用URLを発行し、そのURLを送り先のメールなどにコピペして送信するだけ。あとは受け取る側が好きなタイミングでダウンロード用URLをクリックしてファイルをダウンロードします。
会員登録不要の無料サービスでありながら、ダウンロード期限や回数、パスワード設定もできるので、ビジネスシーンでも安心してご利用いただけます。
ここからは、特に人気の高い、ギガファイル便とデータ便をご紹介します。
ギガファイル便
ファイルサイズ容量：100GBまで
パスワード設定：可能
ファイル保持期限：7/14/21/30 (日)
パスワード設定：可能
ファイル保持期限：7/14/21/30 (日)
特徴
・複数のファイルを圧縮 (zip)してくれます。
・削除キーを設定することで、ダウンロード後にデータの受け取り主がファイルを削除できます。
・サイト上からのメール送信機能を利用すれば、相手がダウンロードした際に通知されるようにすることもできます。
データ便
ファイルサイズ容量：500MBまで
パスワード設定：可能
ファイル保持期限：1時間～3日
パスワード設定：可能
ファイル保持期限：1時間～3日
特徴
・サイト上にメールアドレスを入力することで、相手がダウンロードした時に通知がくるようにすることもできます。
・会員登録版やビジネスプラン版など、ユーザーの用途によってサービスの選択可。
データ送信サービスって安全なの？
無料で使えるデータ送信サービスの場合、セキュリティが気になるところですが対策が可能です。ファイルにパスワードを設定することでURL流出による不特定多数のダウンロードを防ぐ仕組みになっています。
また、ダウンロード期限を設定すれば、アップロードしたファイルが指定した期限を過ぎると自動で削除されます。この機能を使えば、ダウンロードできる状態のままオンライン上に存在するのを回避できます。
DropboxやGoogle Driveといったクラウド型ストレージサービスでは、ダウンロードリンクが漏れてしまうと誰でもダウンロードが可能になってしまいます。クラウド型ストレージサービスで共有する場合は、データの共有先のユーザーも会員登録を済ませておくと、その個人でしかダウンロードができないようにできます。
しかしながら、無料サービスの範囲ではセキュリティに万全の体制があるとは言い切れません。秘匿性の高いデータは、会員制ファイル共有サービスの利用を検討しましょう。取引先などが利用しているサービスがあれば、それに合わせたサービスを利用すると親切ですよね。
シーンごとに適切なサービスを選ぼう！
ビジネスの場で大容量データを送らないといけない時は、データ送信サービスを使えば簡単に共有できます。また、ダウンロード期限やパスワードが設定できるなど、常識的な範囲のセキュリティは担保されているのでご安心ください。
※勤め先またはお客様先によってはデータ共有サービスの利用が禁止されている場合もあります。事前に利用可否を確認いただいた上で利用ください。
- 5MB以上のファイルを外部に送る際はデータ送信サービスの利用を検討してみよう！
- 定期的に大容量ファイルのやりとりがある場合には、会員登録しよう！
