Wen会議システムとは？
Web会議システムとは、パソコンやタブレット、スマートフォンを使って、インターネット上で音声会話やビデオ映像を通信するビジネスツールの総称です。一口にWeb会議システムと言っても、基本的な機能は共通点が多い一方で、サービスによって異なる特徴や機能も存在します。
この記事では、Web会議システムを利用することで得られるメリットを挙げたうえで、代表的なWeb会議サービスに共通する機能、異なる機能について紹介します。
- 会議のための移動時間や交通費を削減したい……
- 顧客や社外スタッフと気軽に情報交換をする良い方法はないか……
日々の業務で感じていた課題の解消に、Web会議システムの導入はきっと役に立つはずです。
テレビ会議、電話会議との違い
Web会議システムの導入を考える際に、比較対象になるのがテレビ会議と電話会議です。
Web会議システムが登場するまで、遠隔地同士の会話にはテレビ会議や電話会議が使われていました。移動時間や交通費・会場調整などの問題は解消できていましたが、専用設備を備えた空間を用意する必要がありました。初期投資やメンテナンス費用は馬鹿にならず、全ての企業が導入できないという課題がありました。仮に導入できたとしても、会議前には機材調整など準備が必要で、使いやすさという点でも課題があったのが実情です。
一方、Web会議システムはインターネットに接続できるパソコン(スマホもOK)があれば、すぐにでも利用できます。音声品質や通信状況の安定性では電話会議システムの方が優れていることもありますが、Web会議システムでは動画、チャット、データ共有といった豊富な機能により、リアルタイムで十分な情報を伝えることが可能になりました。
Web会議システム導入のメリット・デメリット
メリット① 移動時間と交通費がゼロになる
「会議のための移動時間と交通費がゼロになる」というのが、Web会議システム導入で得られる最大のメリットです。
Web会議システムはパソコンとインターネット環境があればいつでもどこでも使えるので、会議のためにわざわざ移動する必要がなくなります。
営業メンバーが外出先からでも会議にでられるので、商談と商談の合間でもミーティングを開催できるようになります。また、外出先からそのまま参加できるので、外回りが終わってからオフィスに戻ってくる必要もありません。
残業代削減や働き方改革が叫ばれている今の時代、Web会議システムの導入で得られる移動時間削減はメリットとして大きいものです。
メリット② 会議室の準備が不要、日程調整も楽に
効率化されるのは参加者の移動時間だけではありません。
従来型の会議であれば、会場室の確保、会議前の設営準備、参加者の移動時間も含めたスケジュール調整など、会議のための準備に膨大な時間（＝人件費）がかかっていました。
しかしWeb会議システムでは会議室が不要なため、場所代が大幅にカットされます。会議室が必要なくなれば、会議開催に必要なのは参加のスケジュールのみとなるため、調整の手間も簡略化されるでしょう。
万が一、参加者のスケジュール変更が生じたとしても、場所を選ばずに開催できるWeb会議であれば、柔軟な日程変更も可能です。
デメリット① 空気感やニュアンスが伝わりにくい
Web会議システムでは参加者同士が別々の空間で会議を行います。そのため、顔色や場の空気といったノンバーバルな情報が相手に伝わりにくいというデメリットがあります。
論理的な情報のやりとりだけであれば問題ないかもしれませんが、例えば上司と部下の1on1のように、言葉の裏に隠れた思いなどを汲み取る必要がある場合は、Web会議は向いていないかもしれません。
対面会議とWeb会議のどちらを選ぶべきか
以上、Web会議のメリット・デメリットを踏まえますと、「対面会議とWeb会議の使い分け」が重要になることが分かります。
失敗したメンバーを叱らなければならない時や、経営にインパクトを与える重要な議題の時は、言葉のニュアンスや場の空気を伝達しやすい対面の会議がいいでしょう。一方、定例ミーティングや報告事項が多い会議であれば、効率的に開催できるWeb会議がおすすめです。
会議の内容や所要時間、参加者の移動コスト等を踏まえながら、Web会議システムの利用を検討しましょう。
Web会議システムで可能になること、代表的なツールの特徴
インターネット環境さえあれば、音声と動画に加えて、チャットや文書、さらには画面まで共有できるのがWeb会議システムの基本的な機能です。これらは無料のWeb会議サービスにも標準で搭載されています。
特に、無料版で利用できる機能を評価されているのがこの４つ。
いずれもWeb会議に求められる音声・映像の通信品質のレベルが高く、チャットや各種ドキュメント、画像データの共有機能を備えています。操作も簡単で、初心者でも基本機能をすぐに使うことができます。皆さん気になるセキュリティ対策も、しっかりと施されています。
ここからは、この４つのツールでどんな違いがあるのかみていきましょう。
まず、Web会議システムを比較するうえで重要なポイントが3つあります。
- 会議の開催、参加にアカウント登録は必要か
- 専用アプリのインストールは必要か
- 会議に参加できる最大人数
この3点について製品ごとに比較したのが下の表です。
この表を見るだけでも、あなたの利用目的にどのツールが向いているのかを、ある程度知ることができます。
Skype (スカイプ)は、参加者全員が専用アプリをインストールし、アカウント登録する必要があるので、会議へ参加するには少し手間がかかることになります。
Googleハングアウトは主催者のみアカウント登録が必要ですが、招待され参加するだけなら登録不要で利用できます。アプリのインストールもパソコンやAndroid端末では不要 (※iPhone・iPadはアプリのインストールが必要)で、Googleのクラウドツールとして提供されているGoogleドキュメントなどで情報共有や資料の共同編集がスムーズにできます。
一方、参加ハードルが最も低いと言えるのが、Whereby (appear.in)です。一度発行した会議URLは何度でも使いまわせるので、会議の都度でURLを発行する手間がかかりません。難点は、人数制限が厳しいこと。無料版では最大接続数が人 4端末までと少ないので、少人数のチームミーティングに適しています。
元々オンラインセミナーや講演会のために開発されたZoom (ズーム)は、最大100人という圧倒的な参加者数が特徴。セミナー参加者のニーズに即した、ワンクリックでの録画・録音、ホワイトボード機能などの独自機能を備えています。
こうした違いを知った上で、どのような用途でWeb会議を行うのかを検討することが、最適なWeb会議システムを選ぶ上で大切です。
- 固定されたメンバーで行うのか
- 参加メンバーが頻繁に変わるのか
- 参加者にアカウント登録してもらうことができるか
- 会議の参加者は何名くらいか
など
Web会議導入の前に必要なこと＆不要なこと
これら4つのWeb会議システムはどれも導入は簡単ですが、アカウントの登録が必要かどうか、アプリのインストールが必要かどうか、という2つの観点から分けられます。
Skypeは主催者と参加者ともに、アプリインストールとアカウント登録が必要です。Googleハングアウトはアプリのインストールが不要で、アカウント登録が求められるのは主催者だけです。参加者も登録している場合は、アクセス権設定を調整するだけで、セキュリティが確保された状態でドキュメントなどを共同編集できます。
以上より、SkypeとGoogleハングアウトは他の２つと比較すると、固定メンバーで行うWeb会議に適したサービスと言えるでしょう。
導入の手間だけで言えば、最も手間の掛からないツールがWhereby (appear.in)です。iPhone、Androidなどの携帯端末であれば専用アプリのインストールが必要ですが、パソコンであればインストールは不要。主催者がアカウント登録を行い公式サイトで会議室を作成すると、URLが発行されます。参加者は、共有されたURLにアクセスするだけで、アカウント登録なしに会議に参加できます。
同様にZoomもアカウント登録が必要なのは主催者のみで、参加者は不要です。しかし、パソコン、スマホのどちらでも事前にアプリをインストールしておく必要があります。Whereby (appear.in)とZoomは、パソコンやスマホの機種に制限されることがなく、参加者がITに詳しくなくてもWeb会議に参加しやすいのが特徴です。
では、ここまでにご紹介してきた４つのWeb会議ツールそれぞれの主な機能と活用シーンについてご説明します。
Whereby (appear.in)/ Zoom の機能と活用シーン
Whereby (appear.in)
参加者のアカウント登録は不要、パソコンでWeb会議を開く場合はアプリのインストールも不要 (※タブレットやスマートフォンでは専用アプリのインストールが必要)という手軽さが支持されています。主催者は公式サイトでアカウント登録後に、好きなルーム名を入力するだけで専用URLが生成されます。参加者はその専用URLにアクセスするだけでWeb会議に参加できます。英語のサービスですが、操作も非常にシンプルなので戸惑うことは少ないと思います。
無料版では、参加人数は最大4人まで。社内の別拠点のスタッフや社外スタッフとのスケジュール調整、業務の進捗確認といった少人数ミーティングに適したツールです。
Zoom
参加人数が最大100人という点がZoomの魅力です。主催者以外はアカウント登録をせずにWeb会議に参加できます。ただし、予めアプリをインストールしておく必要があります。また、無料版では1回当たりの会議が40分までという時間制限が設けられています。
会議に参加できる人数の多さからも分かる通り、オンラインセミナーや社員研修といった利用シーンを想定して開発されたツールです。ワンクリックで会議の録画・録音など、会議に役立つ機能が揃っているのが特徴。会議中に参加者全員、あるいは指定したメンバーにだけデータを送受信できるミーティング内ファイル転送機能や、実際の会議と同じようにポイントとなる言葉や図などをボードに記しながら発言できるホワイトボード機能も用意されています。
Skype / Googleハングアウトの機能と活用シーン
Skype
マイクロソフト社が提供するSkype。Windows10をOSに搭載したパソコンには最新バージョンのSkypeが標準仕様としてプリインストールされており、数あるWeb会議ツールの中で抜群の知名度を誇ります。通話品質や操作性なども高く評価されています。2019年3月中旬のバージョンアップによって、無料版でのWeb会議への参加上限が25人から50人に倍増したことで注目を集めました。
Skypeのアカウント・IDを持ったメンバー同士であればお互いのアカウント情報を交換するだけでスムーズにWeb会議を開くことができますが、初めてSkypeを利用する人はアプリのインストールとアカウント登録が必須。登録が済んだら、会議が始まる前に主催者にアカウント名を伝えておく必要があります (もしくは、参加者が主催者のアカウント名を知っていればOK)。
説明してきた通り、5～6年前からアカウント登録やアプリインストールがいらないWeb会議サービスが続々と登場しているため、現在のSkypeは、すでにアカウントを持っている固定メンバー間を中心に利用されることが多いようです。
Googleハングアウト
Googleアカウントを持っている主催者が会議用URLを生成し、参加者はそのURLをクリックするだけで会議に参加できます。ここまではWhereby (appear.in)と同じですね。加えてGoogleハングアウトでは、参加者がアカウントを持っていればGoogleドキュメントなどで資料を共同編集できるのが魅力。音声・ビデオ通話の利用は最大10人まで。チャットのみの参加者は最大150人。操作方法が分かりやすいことも高く評価されています。
メリットは、Googleアカウントを保有する社内外のスタッフとの共同作業や情報共有を、Googleドキュメントやスプレッドシートを使って効率良く行えること。他のWeb会議ツールでもファイル共有や共同編集は可能ですが、Googleの場合は全メンバーの編集過程がリアルタイムで表示されるので、ハングアウトで話しながらスムーズに共同で作業ができます。
最適なWeb会議ツール選びは仕事の効率＆品質アップへの第一歩
それぞれの特徴やどのようなシーンに適しているのかを知り、Web会議を行う目的や状況、参加するメンバーの人数や属性などに合ったツールを選ぶことが、Web会議システム導入のベネフィットを最大限に引き出す必須条件です。
また、Web会議システムを継続的に活用していくために、導入後のサポートや有料版へのアップグレードによって追加される機能についても事前に確認しておくと良いでしょう。
