ビジネスで頻発する「データはどこだ？」のトラブルを防ぐ

提案資料や請求書など、WordやExcelで作成した資料をやりとりする時は、PDFファイルに変換した形で、というのが（ほぼ）常識。PDFで送受信される資料の保管・整理が追いつかず、パソコンは膨大な量のPDFで溢れていませんか？
この記事でご紹介する「Evernote (エバーノート)」を使えば、あなたのデスクトップをぐちゃぐちゃにしているPDFファイルなどを、簡単に整理整頓することができます！

PDFファイルはとりあえずEvernoteに入れとこう

Evernote (エバーノート)で簡単に整理整頓
PDF形式のファイルをダウンロードしたら、保存場所をEvernoteにします。保存したPDFは自動的に「ノート」という単位にまとめられ検索が可能になります。

Evernote のバックアップ機能でデータ紛失をカバー

Evernoteは自動的にファイルがバックアップされるので、万が一元のPDFデータが添付されたメールを消去しても大丈夫。Evernoteに保管されています。なので、PDFファイルがパソコン上にあったら「とりあえずEvernoteに！」を心掛けてください。

OfficeをPDF化したデータなら、文章内の言葉も検索の対象に！

Evernoteに保存したPDFの内容は、検索が可能なので厳密な整理整頓は必要ありません。もしキーワードが認識されないファイル (画像や音楽など)は、タグやタイトルにキーワードを入力しておけば検索できます。Excel、WordなどOfficeから直接PDF形式で出力されたものなら、資料の中身はすべき検索対象になります。

Evernoteで追加したPDFを検索する方法

Evernoteで追加したPDFを検索
PC版Evernoteでは、目的のファイル上で右クリックをして、送る(N)＞Evernoteをクリックするだけで保存されます。同時に自動的にEvernoteが立ち上がってそのファイル名のノートが追加されます。
スマホアプリ版のEvernoteなら、メールの添付ファイルをそのまま追加できるので便利です。
やり方は簡単で、
  1. 添付ファイルのアイコンをタップ
  2. シェアボタンをタップ
  3. Evernoteのアイコンをタップ
  4. 保存をタップ
の4ステップでOK。
保存されたファイルはそのまま他の人に共有され、プレゼンや印刷にも便利です。

EvernoteでPDF検索をするときの注意点

EvernoteでPDF検索をするときの注意点
Evernoteでは、PDFファイルに限らず、ファイル内の文字が認識できれば検索対象になります。しかし、無料版は画像データになっているPDFの文字は認識しませんので、「タグ」機能を使うなどの工夫が必要になります。タグとは、ツイッターやインスタで使われているハッシュタグのようなものです。

PDFの管理ならEvernote！

Evernoteの管理ならEvernoteで決まり
限られた業務時間に、資料を探すために費やす時間ははっきり言って無駄です。可能な限り押さえたいのであれば、まずはEvernoteを試しましょう。保存するだけでなく紛失も防げるうえに、データ内のテキスト検索もできるので、必要な時に必要な資料をサクっと見つけることができますよ。
PDFを「Evernote (エバーノート)」に取り込んで、整理する方法