「スモールステップ法」とは、一見すると達成が困難な仕事でも、小さなステップに分けることで解決しやすくする仕事の進め方です。
例えば、前任者が残した仕事の山を書き出して、手をつけられるものから順番に並べ替えてみます。すると、漠然としていた目の前の仕事が簡単なものに変わり、スッキリした頭で仕事に着手できるようになります。
例えば、前任者が残した仕事の山を書き出して、手をつけられるものから順番に並べ替えてみます。すると、漠然としていた目の前の仕事が簡単なものに変わり、スッキリした頭で仕事に着手できるようになります。
信州大学大学院でも、スモールステップ法は目標達成に対して有効だとされています。
スケーリング・クエスチョンをもとに作成されたスモールステップ方略を利用することで，目標達成にどのような影響を及ぼすのかを検討した。
(中略)
結果，自己像の想像地点の違いによる有意な差は認められなかったものの，実験参加者全体において目標達成に対する課題達成自己効力感，思考の整理，行動案が増加した。以上のことから，自己の姿を想像する地点の違いに限らず，スモールステップ方略は目標達成に有効であるという示唆が得られた。
スモールステップ法のやり方
それでは、スモールステップ法をもう少し具体的にご説明していきます。前任者が突然辞めてしまい、あなたが急に後任にされてしまったケースを例にお話しします。
まずは、やらなければならない仕事を整理することから始めます。紙やメモに箇条書きで書き出していきましょう。
次に、箇条書きにした仕事を分類します。この時、
①すぐに着手できそうな仕事
②調べたり準備しないとできない仕事
②調べたり準備しないとできない仕事
に分けます。
そして②の仕事について、だれに聞くか、どうやって調べるか、どういう方法でやればいいかを書き出し、細かくスケジューリングしていきます。
例えばこんなふうにです。
- やりかけの仕事について関係者と打ち合わせる。
- 関係先へあいさつをする。
- これまでの仕事内容、実績、過去にあった事例など、業務日誌などから頭に入れる。
- 損益、経理的な数字のことを経理の人に聞き、資料を揃えて頭に入れる。
- 前任者が担当していた仕事の固有の周辺事情などのリサーチ
これらをスケジュールを作って1つずつこなしていきます。
スモールステップ法では仕事を細かく分けることで、わからないところが明確になります。社内資料を調べたり、人に聞くなどして対処しやすくなるため、仕事が進みやすくなります。
また、仕事を達成した時に何かしらのご褒美を用意すると、モチベーションが高まりますよ。
スモールステップ法の注意点
スモールステップ法では、大きな目標を小さなステップに分けていくのですが、どれくらい小さなステップにすればよいのか判断するのが難しい時があります。
細かく分けすぎてやることが多くなってしまい、そもそも何をやりたいのかわからなくなってしまうと本末転倒です。とはいえ、あまりおおざっぱにしてもスモールステップ法の効果は出ません。
細かく分けすぎてやることが多くなってしまい、そもそも何をやりたいのかわからなくなってしまうと本末転倒です。とはいえ、あまりおおざっぱにしてもスモールステップ法の効果は出ません。
自身に合った細かさを見つけることが大切です。
①自分が一日にこなせる内容と量を把握する。 (質と量)
②それをどれくらい続けられるのかについて把握する。 (達成期間)
③達成した時に何をすればうれしいかを把握する。 (達成報酬)
③達成した時に何をすればうれしいかを把握する。 (達成報酬)
スモールステップ法のメリットは以下3つです、
- 達成感が積み重なりモチベーションが高まる
- 「問題のある仕事」を見つけやすい
- 周りも教えやすい
スモールステップ法で困難を超えていこう
一見すると困難にみえる高い壁でも、小さな階段に分けていけば自然と超えることができます。
これまであきらめていた高い壁を、スモールステップ法であなたも乗り越えてみてはどうでしょうか。
