Googleドキュメントは、Google社が提供する文書ドキュメントのオフィスソフトです。このソフトには、文書の「テンプレート」が標準で備わっています。テンプレートを利用することで、文書ドキュメントを作成時、毎回白紙のドキュメントに項目をタイピングすることなく、デザインの整った文書を手間を少なく作成できるようになります。テンプレートは複数のシーンごとに用意されています。会議の議事録作成やプロジェクトの提案書、パンフレット作成などで役立つテンプレートが利用できるようになっています。

Googleドキュメントを開くと、薄いグレーでハイライトされた「新しいドキュメントを作成」の中に「テンプレートギャラリー」の文字があります。このボタンをクリックしてください。テンプレートの一覧が表示されます。既に6パターンのテンプレートが表示されていますが、利用したいテンプレートがこの中にあれば、選んで文書作成に進んでいただいて問題ありません。

テンプレートの一覧が表示されます。この中から、利用するテンプレートを選択してください。クリックすると、文書の編集画面に遷移します。

新規ドキュメント作成時ではなく、作成中のドキュメントからテンプレートを選択することも可能です。開いているドキュメントのメニューから「ファイル」をクリック。「新規作成」→「テンプレートから作成」の手順で、テンプレートを表示。

テンプレートには、サンプルのテキストが入力されているので、その文言を削除してテキストを編集していきます。

Hashikake では、登録されているテンプレートから、カスタマイズしたオリジナルのテンプレートを作成して、日々の業務で利用しています。

ドキュメントを作成する際に、毎回新規で作成することは非常に非効率です。Googleドキュメントのテンプレートには、おおまかな利用シーンと、そのシーンごとに必要な項目が記載された上で、見栄えの良いデザインで31パターン用意されています。自社で必要な項目を追加すれば、次回はそれを雛形にしてドキュメント作成を行えます。予め項目を決めておくことで、打ち合わせ・資料作成時の効率を上げることにも繋がるかもしれません。