「重要なメール」を受信した時だけ、Slack に通知してくれるのでメール対応の負荷が軽減!

Slackに通知
重要なメールとは、読後に何らかの対応が必要なもの。しかし、開封しないメルマガや、cc での情報共有、メーリングリストのメール……必要なさそうなものばかりで受信ボックスはいっぱい。これらは、読後になんらかの対応をする必要がありませんので優先度は低いはず。仕事の効率をあげるためには、メール対応も優先順位付けが必要でしょう。そこでオススメしたいのが、Notia (ノーティア) です。Notia を導入するとこんな場合に Slack に通知をしてくれます。
  • 自分が返信、対応をしなければならない可能性が高いメールを受信した時
  • 返信が漏れていた場合に、未返信のまま一定時間経過した時
Notia を活用すれば、自ら何度もメールを確認しにいく手間なくなります。新着メールがないかを常に気にしている人、メール対応の優先順位付けが苦手な人もいるでしょう。そんな人も重要なメールは Notia が通知してくれる考えると、心理的な負担も軽減され他の業務にも集中して取り組めるのではないでしょうか。あなたにとって重要なメールか否かは、Notiaが送受信の相手や文章の内容から AI で自動で推定してくれます。
重要メール受信
メール対応漏れ

受信したメールの返信、送信したメールの開封通知もSlackで!

開封通知
SlackとNotiaを連携をすることで、メール対応を効率的に行えることを紹介しましたが、メール受信時以外にも、他にも活用メリットはあります。
重要なメールを受信した通知が Slack に届くと、メールソフトを開いて返信をするのではなく、Slack 上で返信することもできます。他のサービスと行ったり来たりする必要がなくなるので、対応スピードがあげられます。
また自分が送信したメールを受信者が開封したタイミングで、通知を受け取ることができます。「開封した」ということが分かれば送り先から返信がない場合でも、メールの内容や電話でコンタクトするかなどの次のアクションを検討するのに有用です。
メール開封通知

連携方法は、Slack からNotiaを追加して認証するだけ!

連携は以下の手順で簡単に完了します。Slack のワークスペースや Google アカウントが複数ある方は、紐づけるアカウントを間違えないよう注意してください。
  1. 連携したいSlackのワークスペースに入り、メニューから「App」を選び「アプリを追加する」で Notia を選択
  2. chrome ウェブストアから、chrome の拡張機能を追加
  3. Notia の Webサイトに遷移するので、そこから Google アカウントと Notia を紐付け
  4. 連携完了後、そのまま Slack と連携するかの確認画面が表示されるので連携
  5. Slack に戻ると App に「Notia」が追加
実際の遷移過程の画像を見ながら進めたい場合は、こちらのリンクに手順を掲載しています。

重要度の判定を、全てツールに委ねるのは避けたほうが良い

Notiaに依存は危険
Notiaの活用でメール対応が楽になる! とオススメしていますが、実は、Notiaがメールの重要度どのように判断しているかのロジックは公開されていません。(2019年10月現在)
Notia の公式サイトには以下の通り記述があります。
「あなたの送受信BOXを解析し、学習し、 あなたが対応すべき重要なメールだけを自動仕分けしていきます。」
出典 Notia
Notiaを導入することで、効率をアップする有用な手段になることは間違いありませんが、Notiaに限らず外部のツールに重要な判断の全てを委ねるのは危険です。

まとめ

Notiaを活用することで
Web業界ではチャットツールの利用が一般的になりつつありますが、メールを利用している企業の方がまだまだ圧倒的に多いことでしょう。その一方でチャットツールの利用率は年々増してきており、メールと併用するという企業も今後一層増える動きは確かにあり、プロジェクトで社外とコミュニケーションを取るケースなどではチャットツールの存在は無視できません。
しかし効率性を上げるために導入したチャットツールのせいでミスやトラブルを引き起こしては本末転倒。Notia と Slack の連携で、機械に任せられる作業は任せましょう。導入は簡単に完了するので、一度お試しください。

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