多忙な営業マンを楽にするツールNotia

営業職など外出が多いビジネスパーソンにとって、メール対応に割く時間の確保は決して簡単なことではないでしょう。営業なら日中はお客様先へ足を運び、夜は見積書や提案書づくりをこなしつつ、日報作成といった事務作業に追われ、メールチェックが大きな負担になっていませんか? そんな時、AI (人工知能)が自動的に優先度の高いメールを振り分けてくれていたら、不要なメールは開けなくて済むので便利ですよね?
業務と無関係なメール (メルマガ等)、優先度の低いメール、CCに入っているだけで返信不要なメールなど、重要でないメールの中から必要なものを探すのは時間のかかる面倒な作業。これを、1通ずつチェックすることなく、重要なメールだけ抜粋し対応することができたら、時間が節約され、とても楽になると思います。
そんな夢のような機能をもっているのが、Google chromeの拡張機能である「Notia (ノーティア)」です。

重要なメールがAIによって自動で仕分けされる

notia AIが自動でメール振り分けしてくれる
Notiaは、重要なメールがAIによって自動的に仕分けされるツール。1通ずつ開けていたメールに優先順位がつき、メール処理にかかる時間が短くなります。メールチェックの時短に繋がるので、業務の効率化が期待できます。
NotiaのAI (人工知能)が「重要だ」と判断する要素は主に以下3つ。
1.開封履歴
2.メールの内容
3.メールの相手
1つ目は過去の開封履歴や返信履歴などのやり取り、2つ目はメールの内容、3つ目は送受信の相手です。もちろん、人間が時間をかけて手動で振り分けしたほうが精度は高いですが、Notiaを使い込んでいくうちにAIの学習機能が働き、仕分けの精度が高まっていきます。

手動での設定は不要

notia AIが自動でメール振り分けしてくれる
NotiaはAIによってメールが自動仕分けされるので、面倒な設定なしに導入できます。特に営業さんは、外出が多くメールチェックの時間が限られているので、Notiaの自動仕分けは、有用でしょう。
例えば、新しいお客様のフォルダを作って仕分けルールを作るのは手間ですが、Notiaならメールの内容や送受信相手などに基づき重要かどうかを判断してくれます。 導入は簡単ですので、設定が不安という方にもとてもおすすめなプラグインです。

さあ、Notiaを導入しよう!

Notiaの使い方を紹介します。
1.Notiaをブラウザに追加
  • Notia公式サイトの「無料で始める」をクリックします。
  • 「Chromeに追加」をクリックします。
  • “「Notia」を追加しますか?”と表示されるので、「拡張機能を追加」をクリックします。
2.Gmailと連携
  • 「sign in with Google」をクリックします。
  • アカウントへのアクセスをリクエストされるので「許可」をクリックします。
上記の作業を行うとGmailの右側に「N」というアイコンが出現します。この「N」をクリックすると「Notia Inbox」が開きます。重要なメールが未読の場合は「未読」フォルダに表示されるようになります。「未返信」フォルダもあるので、返信していないメールも一目瞭然です。普段は「N」と表示されているので場所も取りません。

GmailかG Suiteのユーザーのみ利用可能

notia AIが自動でメール振り分けしてくれる
本記事の執筆時点では、NotiaはGmailかG Suiteの利用者でないと使えません。しかし、Gmailをお持ちならすぐに連携し利用を開始できます。
またNotiaには、送ったメールの開封通知が届く機能や、お客様に送付した資料がダウンロードされたときに通知される機能があります。「取引先はメールを確認したかな。資料はダウンロードできたかな」という心配から解放されるだけでなく、いちいち電話で「資料はご覧いただけましたか?」と野暮な確認をする必要もなくなります。取引先の動きが「見える化」されるので、フォローアップを適したタイミングで行うことができます。

プラグインに入れるだけで時短できるNotia

notia AIが自動でメール振り分けしてくれる
Notiaのメリット
  • メールチェックの時間短縮で業務を効率化
  • 返信漏れを防げる
  • 面倒な設定なし。誰でも簡単に始められる
説明した通り、Notiaを使うと、メール対応の時間が大幅に短縮できます。重要なメールを自動的にピックアップしてくれるので、メール対応の時間は必要最低限まで短縮できるでしょう。
メール対応の時間が短くなった分、ほかの業務に集中することができ業務時間の短縮化につながりそうです。
また、「Notia Inbox」には返信していないメールが格納された「未返信」フォルダがあるので、返信漏れも防げます。
現在は、GmailやG Suiteの利用者のみがNotiaを利用できますが、Notiaを活用して業務効率化を目指しませんか。

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